Ca principiu general valabil, importul se face sub forma unor modele de fisiere Excel pe care le populezi cu date. 

Atentie: In fisiere nu sunt permise randuri fara date.

  1. Luna inceperii utilizarii SmartBill Conta

Setezi prima luna de operare in SmartBill Conta. Aplicatia specifica ca e nevoie sa incarci o balanta pentru perioada cuprinsa intre 01.01. a anului curent si ultima zi a lunii precedente lunii setate pentru a incepe operarea in aplicatie;

    2. Adaugi fisiere

2.1. Balanta: Este nevoie sa respectii cateva principii pentru a face importul cu succes; in aplicatie poti folosi doar conturile din planul de conturi general actual precum si analiticele acestora.

Exemplu: In balanta ai contul 4373, inexistent in planul de conturi. Trebuie sa-l inlocuiesti cu un cont din planul de conturi.

Daca in balanta sunt conturi sintetice de gradul I care sunt detaliate pe sintetice de gradul II si totalul acestora difera de valoarea rulajului contului sintetic de gradul I, aplicatia nu poate prelua acele informatii. Este necesar sa mergem ori pe cele de gradul I ori pe cele de gradul II.

Exemplu: Ai cont sintetic de gradul I 437 si sintetice gradul II 4371 si 4372 a caror total difera de rulajul lui 437. Este indicat sa lucrezi doar cu conturi sintetice de gradul II si importul se va efectua cu succes. Vei aloca rulajul contului sintetic de gradul I necuprins in rulajul sinteticelor de gradul II pe acestea si vei renunta, in acest fel, la contul sintetic de gradul I din balanta.

  • In cazul in care balanta importata este dezechilibrata (egalitatile nu sunt indeplinite), aplicatia nu da mesaj de eroare. Este nevoie sa verifici balanta generata in urma efectuarii importului pentru a te asigura ca pornesti de la date corect introduse.
  • In cazul in care ai in balanta importata un cont sintetic cu analitice a caror total difera de valoarea contului sintetic, toate se vor importa ca atare. Daca totalul analiticelor coincide cu valoarea sinteticului, atunci se vor importa doar valorile analiticelor.

In cazul in care doresti sa modifici luna efectuarii importului de date, procedezi in felul urmator:

  • La importul balantei se genereaza doua note contabile: una pentrupreluarea soldurilor si una pentru preluarea rulajelor;
  • Cea mai simpla metoda de a corecta este sa editezi data noteicontabila cu preluarea rulajelor.

Exemplu: Daca ai facut importul cu data de inceput Mai 2017, atunci nota de rulaje va fi preluata cu 30.04.2017. Daca ii schimbi data in 31.03.2017, veti obtine rezultatul dorit.

  • Pentru a face modificarea: acceseaza Registrul jurnal, filtreaza datelepe anul curent. Din Actiuni, editeaza nota cu preluarea rulajelor (poti da Modificare pe oricare dintre linii), schimbi data notei contabile si apesi Salveaza

In cazul in care doresti sa stergi un import de date si sa il refaci, sterge notele contabile generate la importul balantei. Este suficient sa stergi prima nota contabila si sa reimporti balanta dorita.

2.2. Parteneri: Importul acestei listei se face cu ajutorul modelul de fisier Excel disponibil astfel:

  • Un partener care este si client si furnizor se va gasi pe aceeasi pozitie in tabel;
  • Aplicatia nu accepta un CIF introdus de doua denumiri diferite de parteneri;
  • Pentru parteneri persoane fizice introduce CNP sau “-“ in loc de CIF, dar este necesar sa completam manual Tara si Judetul partenerului.

2.3. Conturi casa si banca: Importul se face cu ajutorul modelul de fisier Excel disponibil astfel:

  • Este necesara completarea campurilor Contul contabil, Denumire si Moneda pentru realizarea cu succes a importului datelor.

Ai găsit răspunsul căutat?