Se vor putea prelua in aplicatie obiectele de inventar aflate la un moment dat in gestiunea unei firme prin importul dintr-un fisier excel. Importul functioneaza ca o adaugare de obiecte de inventar noi, nu va putea fi folosit pentru actualizarea celor existente deja. Importul se poate face de mai multe ori, nu doar o singura data, dar trebuie ca obiectele de inventar sa fie unice (se face validare dupa numarul de inventar, iar in cazul in care un numar de inventar din fisier exista deja in aplicatie, importul nu se va efectua).

Se pot importa obiecte de inventar aflate:
• In stoc → cele care au Data dare in folosinta necompletata
• In folosinta → cele care au Data dare in folosinta completata

Importul nu genereaza note contabile, indiferent de statusul obiectelor importate. 

Pasul 1. Descarca modelul de fisier pentru import

Active > Registrul obiectelor de inventar  - butonul Importa 

Pasul 2. Completeaza fisierul cu datele obiectelor de inventar

Se completeaza in fisier datele privind obiectele de inventar ce vor fi importate in aplicatie. Fisierul ce se importa trebuie sa fie un fisier cu extensia xls sau xlsx, si trebuie sa pastreze aceeasi structura ca cea a fisierului model. Recomandam completarea datelor direct pe fisierul model descarcat (exportati datele necesare din fostul program de contabilitate si copiati-le in fisierul model). 

Coloanele obligatorii sunt cele marcate cu gri, iar cele marcate cu galben sunt optionale.

  • Denumire: camp obligatoriu
  • Nr. de inventar: camp optional; daca nu este completat, aplicatia va genera automat numere de inventar, pornind de la numarul maxim de inventar care exista deja in aplicatie si fisier
  • Valoare (lei): camp obligatoriu
  • Data dare in folosinta (ZZ/LL/AAAA): camp optional; daca este necompletat, obiectul de inventar va avea statusul „In stoc”, iar daca este completat, statusul va fi „In folosinta”
  • Cont stoc: camp obligatoriu; valori acceptate: contul 303 sau analitice ale sale
  • Cont cheltuiala: camp obligatoriu; valori acceptate: contul 603 sau analitice ale sale
  • Cont extrabilantier de stoc: camp obligatoriu; valori acceptate: contul 8035 sau analitice ale sale
  • CNP Responsabil: camp optional
  • Centru de cost: camp optional 
  • Serie: camp optional
  • Garantie pana la (ZZ/LL/AAAA): camp optional
  • Comentarii: camp optional

Pasul 3. Importa fisierul si corecteaza eventualele erori de validare

Dupa ce s-a completat fisierul, se va importa in aplicatie:

In cazul in care continutul fisierului nu se valideaza se va afisa un mesaj de eroare si se va putea descarca fisierul cu erori. Daca exista cel putin o eroare de validare, importul nu se va efectua (nu se importa niciun obiect, nici cele valide).

Campurile cu date invalide, ce trebuiesc corectate, vor fi marcate cu rosu, iar pe coloana M vor fi inscrise erorile de validare.

Corectarea erorilor se poate face direct in fisierul cu erori, iar dupa corectarea lor, se va putea importa acest fisier. 

Dupa finalizarea cu succes a importului, obiectele de inventar vor fi adaugate in registru. Toate obiectele importate vor avea un marcaj albastru in fata denumirii, pentru a fi diferentiate de cele care se vor adauga direct din documente. 

Vezi tutorialul de mai jos despre Obiecte de inventar in SmartBill Conta.

Ai găsit răspunsul căutat?